良い発表用資料を作るには、いくつかポイントがあります
資料を作る順番で考えると
1.テーマの設定
一番伝えたいことを決める
伝える相手と目的をはっきりさせる
2.情報の収集
根拠となる資料を集める
とっておきの写真を選ぶ
3.スライドの作成
スライド作成の前に話の流れを考える
文字を少なくする
このくらいのことを注意できるようになりたいです。
話の流れを考えることは過去に学びました。以下のページで復習できます。
さて、今回は
1.テーマの設定
一番伝えたいことを決める
伝える相手と目的をはっきりさせる
について学びましょう
一番伝えたいことを決める
発表で一番大事なことは、情報を相手に伝えることです。伝えたいことが一つはっきりとわかっていれば、その部分に集中して資料をたくさん準備をすることができます。
伝えたいことがはっきりわからない、ぼんやりといくつかある。こうなってしまうと、何を準備すればいいのか、どこに集中して準備すればいいのか決められなくなってしまいます。
聞いている相手は、どこに集中して聞けばいいのかわかりません。結果的に相手にもぼんやりとした情報が伝わります。
あなたが一番伝えたいこと、を決めましょう。一番ですから一つです。
あなたが伝えたい事、「あなたが」という部分も大事です。
スマホを使って、ＰＣを使って、インターネットで調べればわかることは、ほかの人も同じように調べることができます。
あなたの考え、あなたが一番伝えたいことは何でしょうか？
簡単に一つに決められない人は、調べた内容について「賛成」なのか「反対」なのか考えてみましょう。
「賛成」または「反対」が決まったら、次にその理由を探していきます。
伝える相手と目的をはっきりさせる
伝えたい情報「賛成」や「反対」が決まったら、なぜそう思うのか、理由を探します。
上にも書きましたが、一番大事なことは情報を相手に伝えることです。
相手が理解できる理由を探しましょう。自分が言いたい理由ではありません。
もう一度言います、相手が理解できるような理由を探しましょう。
相手とは誰でしょうか？
男性？女性？
高齢の人？若い人？
留学生？
伝える相手によって、知っていることや情報の理解度が違います。外国の人向けには話す速さや単語選びも気を付けなければいけません。
根拠・理由を減らす
一番伝えたいことの根拠や理由を探していて、たくさんの根拠がある場合はどうしますか？
とりあえず、全て伝えてみますか？
それはやめておきましょう。ほとんどの人は、途中から話を聞くことをやめてしまいます。長いな、と思って聞くのをやめてしまうのです。
例えば、「ダイエットに適した食べ物とは何か」を誰かに説明したい場合、
下の絵のように、知っていることを全部相手に伝えるとどうなるでしょうか？
こうすると、聞いている人はどれが大事か分からず、結果どれも記憶に残りません。
どうしたらいいでしょうか？
3つに絞ることをしてみましょう。言いたいことがたくさんある。せっかく調べたのに。という気持ちは置いてください。
とにかく3つに減らします。
減らす方法として2つ紹介します。
方法１ 3つ以外は省略する
方法２ 3つに分類する
これで、聞く相手がポイントを整理しながら聞くことができます。
結果的に記憶に残りやすくなるはずです。
発表などで情報を相手に伝える場合は、短い時間で相手を集中させて記憶に残す。という話し方が必要です。
この方法はいろいろなポイントがありますが、今回は
- あなたが一番伝えたいことを決める
- 伝える相手と目的をはっきり決める
- 3つに減らす
について確認しました。今後の発表準備で参考にしてください。
ちなみに最近は、理由を3つに減らしても、それでも集中して聞いてもらえないと言っている人もいます。
こちらも読んで参考にしてみてください。
